Welche Vorteile haben Sie mit meinOnlineBüro?

• Blitzschnelle und einfache Erstellung von Angeboten, Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen etc. mit nur wenigen Mausklicks
• Keine Installation nötig! Sie können sofort loslegen
• Zugriff auf Ihre Kunden-, Auftrags- und Geschäftsdaten von überall, weltweit und rund um die Uhr
• Automatische Erinnerung an zu beachtende Vorgänge (z.B. offene Rechnungen)
• Verwaltung von Kunden und Lieferanten sowie umfangreiche Akquise-Unterstützung und Wiedervorlage-Funktion
• Verfassen von Briefen Serienbriefen und Serien-Emails mit speziellen Adressauswahlmöglichkeiten
• Umfangreiche Statistiken
• Automatische Aktualisierungen der Anwendung und damit rechtssichere Bearbeitung und Dokumente
• Nie mehr Verlust Ihrer Kunden-, Auftrags- und Geschäftsdaten, weil z.B. Ihr Computer den Geist aufgibt

Für wen ist meinOnlineBüro entwickelt worden? Für wen lohnt sich meinOnlineBüro?

meinOnlineBüro ist speziell für Klein- und Kleinstunternehmen, Freiberufler, Handwerker, Existenzgründer und auch alle Betriebe, in denen die Büroarbeit "nebenher" laufen muss, entwickelt worden. Überall dort, wo Sie Angebote, Rechnungen etc. für Ihre verkauften Produkte oder Dienstleistungen einfach und schnell erstellen und Kunden verwalten müssen, lohnt sich meinOnlineBüro.

Ich habe Bedenken, meine Daten online zu stellen.

Diese Bedenken können wir teilen. Durch die verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten und durch die vielen Schutzmechanismen des Rechenzentrums sind Ihre Daten aber so sicher wie Ihre Bankdaten, auf die Sie ja auch Online-Zugriff haben. Ein sorgfältiger Umgang mit Ihren Daten ist uns äusserst wichtig und nicht zuletzt Teil unserer Geschäftsgrundlage.

Bitte bedenken Sie, dass Sie durch die vielen Mechanismen zur Sicherung der Daten in einem Rechenzentrum zusätzlich auch noch den Schutz vor Datenverlust haben, den Sie bei lokal gehaltenen Daten nur mühsam über eigene Backup-Strategien aufrecht erhalten können.

Weitere Informationen finden Sie auch in den Datenschutzhinweisen.

Wie sicher ist meinOnlineBüro ?

Die Verbindung zwischen Ihrem Rechner und meinOnlineBüro wird mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung gesichert, dem selben Standard, auf den Banken beim Online-Banking und Zahlungsdienstleister bei Kreditkartenzahlungen vertrauen.

Wird bei meinOnlineBüro Werbung eingeblendet?

Nein, die meinOnlineBüro-Seite und die erzeugten Dokumente sind komplett werbefrei.

Wo sind die AGBs und Datenschutzerklärung von meinOnlineBüro einsehbar?

Hier kommen Sie direkt zu unseren AGBs und zur Datenschutzerklärung.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ihre Daten werden in einem gesicherten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Neben dem technischen Schutz durch moderne Firewalls ist das Rechenzentrum auch vor unbefugtem Zutritt (Zugangskontrolle) und durch spezielle Security-Verfahren geschützt.

Welche Hard- und Software benötige ich?

meinOnlineBüro ist web-basiert und benötigt keine besonderen Voraussetzungen. Alles was Sie brauchen, ist ein WEB-Browser, der meistens schon auf Ihrem Computer installiert ist. meinOnlineBüro ist optimiert für den Internet Explorer ab Version 7 oder Firefox ab Version 2.5.

Kann meinOnlineBüro auf einem eigenen Server installiert werden?

meinOnlineBüro ist ein web-basierter Online-Service, der auch nur online benützt werden kann. Ihre Daten können unter bestimmten Voraussetzungen in einer eigenen Datenbank auf Ihrem Server gehalten werden.

Wie hoch ist der Schutz gegen Datenverlust?

Ihre Daten befinden sich in einem Rechnzentrum mit redundanten Systemen und werden täglich gesichert.

Gibt es eine Exportfunktion für meine Kundendaten?

Im Moment gibt es noch keine Export-Funktion (z.B. nach Excel), ist aber für eine der nächsten Versionen geplant.

Gibt es eine Wiedervorlage-Funktion für Kunden?

Ja, es kann eine Bemerkung (z.B. "nochmal kontaktieren in zwei Wochen") und ein Wiedervorlage-Datum angegeben werden. meinOnlineBüro erinnert Sie dann ab diesem Datum an die Wiedervorlagen für diesen Tag und setzt diesen Kunden in die Liste der "Wiedervorlage für heute". Mit der Liste "Zukünftige Wiedervorlagen" erhalten Sie eine Vorschau.

Jede Wiedervorlage zu einem Kunden wird in einer Historie mit Datum mitgeschrieben.

Wie finde ich am schnellsten Kunden?

In der Schnellsuche finden Sie Kunden über Firmennamen oder Nachnamen, die mit dem eingegebenen Suchbegriff beginnen, oder über Telefonnummer oder Ort, die den Suchbegriff enthalten (z.B. finden Sie mit "erlin" alle Kunden, die in Berlin sind oder mit Firma oder Name "erlin" beginnen).

Wie finde ich am schnellsten Vorgänge zu einem Kunden?

Entweder in der Ansicht "Aufträge" und Schnellsuche mit Firma oder Namen, oder in der Auftragshistorie in den Kundenstammdaten zu dem jeweiligen Kunden.

Können Kundendaten importiert werden?

Ja, über einen Dialog können Kundendaten aus einer Excel(.csv)-Datei bequem eingelesen werden.

Kann ich Kunden Kategorisieren?

Es gibt zwei Kategorisierungsfelder, mit dem Sie Kunden kategorisieren können, z.B. "VIP-Kunde" und "öffentliches Amt". Die Kategorien können von Ihnen beliebig erzeugt werden.

Können Zahlungsziel und/oder Kundenrabatt für jeden Kunden einzeln vorbelegt werden?

Ja, diese Angaben werden bei jedem Angebot/Auftrag/Rechnung als Vorbelegung übernommen.

Können Lieferadresse und Rechnungsadresse für jeden Kunden einzeln vorbelegt werden?

Ja, diese Angaben werden bei jedem Angebot/Auftrag/Rechnung als Vorbelegung übernommen.

Welche Akquiseunterstützung habe ich mit meinOnlineBüro?

• Die Wiedervorlage-Funktion mit der Historie der Kundenkontakte
• Die Möglichkeit der Zuordnung einer Aktion, z.B. "Prospekt zugeschickt" zu einem einzelnen Kunden oder einer Auswahl von Kunden (Kampagne)
• Die Erzeugung von Listen bzgl. Wiedervorlagen und Aktionen zur einfachen Abarbeitung (mit verschiedensten Kriterien wie z.B. auch "Umsatz größer als x" oder "erfasst seit dem y" oder ...)
• Direkte Erzeugung von Serienbriefen/Serienemails aus Kundenlisten (siehe 3.)

Kann die Kundennummer auch manuell angegeben werden?

In Verwaltung/Einstellungen kann eingestellt werden, ob die Kundennummer automatisch erzeugt, oder jeweils eingegeben werden kann (evtl. notwendig zur Synchronisierung mit anderen Verwaltungs-Tools).

Kann ich Angebote, Rechnungen und andere Dokumente auch per E-Mail, Brief oder Fax versenden?

Angebote, Rechnungen etc. können ganz einfach auf Ihrem Drucker ausgedruckt und als Brief verschickt, oder direkt als Email versendet werden. Für den Email-Versand ist kein Email-Client wie z.B. Outlook notwendig. Der direkte Fax-Versand oder Brief-Versand über einen Postdienstleister ist im Moment nicht möglich aber für eine der nächsten Versionen geplant.

Wie verwalte ich mit meinOnlineBüro Angebote, Aufträge, Rechnungen etc.?

Mit meinOnlineBüro setzen Sie nach dem Erstellen eines Dokuments ganz einfach den Bearbeitungsstatus (z.B. nachdem Sie eine Rechnung erstellt und verschickt haben auf "offene Rechnung").

In dem Dialog 'Vorgangsliste' werden alle Aufträge zu dem jeweiligen Status aufgelistet. Per Mausklick kann direkt in die Bearbeitung eines ausgewählten Vorgangs gesprungen werden. Sie können auch z.B. mehrere Rechnungen erfassen bzw. aus Aufträgen generieren und mit einem Mausklick für alle Rechnungen die Rechnungsdokumente erzeugen.

meinOnlineBüro erinnert Sie übrigens automatisch an die einzuholenden Aufträge, an die Rechnungsstellung und die offenen Rechnungen.

Kann ich aus einem Angebot direkt eine Rechnung erstellen?

Sie können aus einem Angebot direkt einen Auftrag erzeugen, um z.B. Auftragsbestätigung und Lieferschein zu erstellen, und daraus dann direkt die Rechnung erzeugen. Natürlich lassen sich auch Rechnungen, Gutschriften und Aufträge sofort ohne Angebot erstellen.

Kann ich Vorlagen für Angebote, Rechnung etc. verwenden?

Es läßt sich aus jedem Angebot, Auftrag, Rechnung etc. eine Vorlage erzeugen, die später als Vorlage für ein neues Dokument verwendet werden kann. In dieser Vorlage können jeweils die Zusatztexte, die Optionen, die Positionen, der Kunde und sogar die Anschreiben-Texte einzeln vorgegeben werden.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es für Angebote/Aufträge/Rechnungen etc.?

Jedes Dokument wie z.B. ein Angebot hat einen Bereich für die Referenz, die für alle weiteren Dokumente eines Vorgangs übernommen werden.

Die Reihenfolge der Positionen innerhalb des Positionsblocks läßt sich mit der Maus ändern, die Positionen lassen sich ohne neue Eingabe ändern oder löschen, oder es lassen sich ganz einfach neue Positionen an jeder Stelle hinzufügen. Zu jeder Position können auch Positionstexte hinzugefügt werden.

Vor und nach dem Positionstext lassen sich zusätzliche Texte, jeweils unterschiedliche zu Angebot/Auftrag/Rechnung, einfügen.

Die Gestaltung eines Dokuments wird mit der Speicherung als Vorlage in die Vorlage mit übernommen.

Gibt es die Möglichkeit wiederkehrender Rechnungen?

Ja. In einer Vorlage kann die regelmäßige, automatische Erzeugung eines Vorgangs (z.B. monatlich oder halbjährlich) eingestellt werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, Aufträge als Verträge anzulegen, so daß regelmäßig und automatisch Rechnungen zu diesem Vertrag erstellt werden.

Welche Optionen gibt es für Angebote, Rechnungen etc.?

Pro Vorgang ist unter anderem einstellbar:

• ob/welchen Rabatt Sie geben
• welcher MwSt-Satz verwendet wird
• ob/welche Zahlungsbedingungen benutzt werden
• ob Sie Bestellnummer
• Artikelnummern
• Faxnummer des Kunden im Dokument andrucken wollen
u.v.m.

Können abweichende Rechnungsadresse oder Lieferadresse angegeben werden?

Ja. Zu jedem Lieferschein, jeder Rechnung kann (schon im Angebot) eine abweichende Liefer- und/oder Rechnungsadresse angegeben werden. In den Kundendaten erfasste abweichende Liefer-/Rechnungsadresse werden in den Lieferschein und der Rechnung übernommen, können aber pro Vorgang geändert werden.

Können Rechnungen auch mit qualifizierter digitaler Signatur versendet werden?

Ja.

Wieviel Mitarbeiter können mit Ihrem Zugang angelegt werden?

Im Standard-Paket können maximal 3, im Business-Paket eine unbegrenzte Anzahl Mitarbeiter angelegt werden. Für spezielle Angebote beachten Sie bitte die Preisliste.

Gibt es versteckte Kosten?

Es gibt bei meinOnlineBüro keine versteckten Kosten ausserhalb der in der Preisliste gezeigten Gebühren. Es entstehen z.B. keine weitere Kosten zur Einrichtung Ihres Zugangs, wegen Paket-Wechsel, bei Kündigung.

Wo sind die AGBs und die Datenschutzerklärung einsehbar?

Hier kommen Sie zu unseren AGBs und zur Datenschutzerklärung.

Handelt es sich hierbei um eine langfristige Vertrags-Vereinbarung?

Nein. Die Vereinbarung kann jederzeit zum Monatsende beendet werden. Ausgenommen hiervon sind aber spezielle Angebote.

Wie funktioniert der Testzugang und welchen Funktionsumfang hat er?

Der Testzugang hat den vollen Funktionsumfang mit Ausnahme der Verwaltung mehrerer Mitarbeiter.

Welche Zahlungsweisen sind möglich?

Die Gebühr wird über das Lastschriftverfahren monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich abgebucht. Es besteht nach Vereinbarung die auch Möglichkeit, gegen Rechnung zu bezahlen - wir müssen in diesem Fall aber eine Bearbeitungsgebühr (siehe Preisliste) erheben.

Kann ich zu einem anderen Paket wechseln?

Der Wechsel zu einem beliebigen anderen Paket ist jederzeit zum Monatsende möglich.

Was kann ich alles verwalten, bzw. einstellen?

In der Ansicht "Verwaltung" verwalten Sie:

• Ihre eigenen Firmendaten
• Ihre Mitarbeiter
• Preislisten
• Auftragsvorlagen
• Bestellvorlagen
• Mögliche Kundenkategorien
• Mögliche Zahlungsbedingungen

und können z.B. folgende Einstellungen vornehmen:

• Format der Auftrags/Rechnungsnummer
• Laufende Rechnungsnummer
• Standard MwSt-Sätze
• Die Vorlage, die standardmäßig für Aufträge benutzt wird
• Dokumenten-Layout
• u.v.m

Wie weit ist meinOnlineBüro voreingestellt?

Bis auf Ihre kompletten Firmendaten müssen Sie nichts einstellen, um sofort professionell loszulegen.

Läßt sich Ihre eigene Email-Signatur einrichten?

Ja. Jeder Email wird am Ende diese Signatur hinzugefügt, so daß Sie nicht immer alle Angaben wie z.B. Firmierung und Telefonnummer erneut eingeben müssen.

Wieviele Mitarbeiter können angelegt werden?

Das ist abhängig vom Paket, für das Sie sich entscheiden (siehe Preisliste).

Wieviele Angebote, Rechnungen etc. kann ich mit einem Speicherplatz von 500 MB (Standard-Paket) erstellen?

500 MB entsprechen ca. 8.000 Dokumente generiert mit eigenen Geschäftspapier-Vorlagen, oder ca. 100.000 PDF-Dokumente ohne Vorlagen.

Welche Dokumente kann ich mit meinOnlineBüro erstellen?

Neben einem Angebot und einer Rechnung können folgende Dokumente direkt erstellt werden:
Auftrag (z.B. fü Direktannahme), Auftragsbestätigung, Lieferschein (auch für Teillieferungen), Quittung, Erinnerung, Mahnungen (1., 2., letzte Mahnung), Bestellung (zum Lieferanten), Gutschrift (auftrags- und nicht auftragsbezogen), Storno-Rechnung, und Anzahlungsanforderung.

Zu jedem Dokument kann ein Anschreiben direkt erzeugt werden.

Zusätzlich können, unabhängig von Aufträgen, Briefe und Serienbriefe erstellt werden

Kann ich aus einem Angebot direkt eine Rechnung erstellen?

Umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten mit Texten vor und nach den Positionen, sowie beliebige Positionstexte direkt zu den Positionen, Positionen bearbeitbar,verschiebbar.

Kann ich Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Briefe etc. auch per E-Mail, Brief oder Fax versenden?

Dokumente können ganz einfach auf Ihrem Drucker ausgedruckt und als Brief verschickt, oder direkt als Email versendet werden. Für den Email-Versand ist kein Email-Client wie z.B. Outlook notwendig. Der direkte Fax-Versand oder Brief-Versand über einen Postdienstleister ist im Moment nicht möglich aber fü eine der nächsten Versionen geplant.

Können Rechnungen auch mit qualifizierter digitaler Signatur versendet werden?

Ja.

Kann ich aus einem Auftrag direkt eine Bestellung erstellen?

Mit meinOnlineBüro können Sie eine Bestellung mit allen wichtigen Daten (Positionen, Lieferadresse, etc.) aus dem Auftrag heraus erzeugen. Lieferant noch angeben - mit wenigen Mausklicks ist die Bestellung zu Ihrem Auftrag fertig.

Kann ich mein eigenes Geschäftspapier hinterlegen?

Ja, Sie können Ihr Geschäftspapier als PDF-Datei hochladen. Jedes Dokument hat dann Ihr Geschäftspapier-Layout.

Kann ein Logo verwendet werden?

Ihr Logo können Sie hochladen und beliebig auf Ihrem Dokument-Layout plazieren.

Wieviel Dokumente kann ich im Monat generieren?

Im Standard- und Business-Paket ist die Anzahl der Dokumente nur durch den jeweiligen Speicherplatz begrenzt. Bei speziellen Angeboten kann die Anzahl der Dokumente begrenzt sein (bitte dazu das jeweilige Angebot in der Preisliste beachten).

Kann ich eine Bestellung direkt aus einem Auftrag erstellen?

Ja. Mit meinOnlineBüro können Sie eine Bestellung mit allen wichtigen Daten (Positionen, Lieferadresse, etc.) ganz einfach aus dem Auftrag heraus erzeugen. Lieferant noch angeben, evtl. Positionen bearbeiten - mit wenigen Mausklicks ist die Bestellung zu Ihrem Auftrag fertig.

Wieviele Artikel kann ich anlegen?

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Artikel in meinOnlineBüro anlegen.

Wie verwalte ich mit meinOnlineBüro Bestellungen?

Wie mit Aufträgen setzen Sie nach dem Erstellen einer Bestellung ganz einfach den Bearbeitungsstatus (z.B. nachdem Sie eine Bestellung erstellt und verschickt haben auf "offene Bestellung").

In dem Dialog 'Liste der Bestellungen' werden alle Bestellungen zu dem jeweiligen Status aufgelistet. Per Mausklick kann direkt in die Bearbeitung einer ausgewählten Bestellung gesprungen werden. Mit der Schnellsuche in der Menüleiste finden Sie auch ganz schnell Ihre Bestellungen über den 'Lieferanten' oder 'Bestellnummer'.

meinOnlineBüro erinnert Sie übrigens automatisch an die offenen Bestellungen, wenn Sie überfällig sind.

Wie sieht der meinOnlineBüro-Arbeitsplatz aus?

Der meinOnlineBüro-Arbeitsplatz ist in einen Navigationsbereich, dem eigentlichen Arbeitsbereich, sowie einem "Werkzeugbereich"-Bereich unterteilt, ganz ähnlich wie moderne Programme (z.B. Outlook).
Der Arbeitsbereich ist im Aufbau an das jeweilige Dokument (z.B. Rechnung angepasst), so daß Sie schon während der Bearbeitung sehen, wie Ihr Dokument später aussehen wird.

Welche Ansichten bietet der meinOnlineBüro-Arbeitsplatz?

Neben den Ansichten fü Aufträge und Kundeverwaltung gibt es Sichten fü Statistik, Brief-/Serienbrieferstellung, Einkauf und Verwaltung, die alle parallel aktiv sein können.

Kann ich z.B. Aufträge und Serienbriefe gleichzeitig bearbeiten?

Ja. Es gibt verschiedene Sichten, die parallel aktiv sind, und zwischen denen Sie hin- und her navigieren können, ohne die jeweils gerade erfassten Daten zu verlieren. So können Sie z.B. während der Erstellung eines Briefes weiter Aufträge annehmen und bearbeiten.

Wie navigiere ich zu den Aufträgen?

Dazu gibt es zum Einen die Navigationsleiste, in der Sie die Auftragshistorie des Aktuellen Kunden oder eine Auswahl aufgelistet sehen. Zum anderen über den Menüpunkt 'Vorgänge' mit der Bearbeitungshistorie. Zusätzlich aus vielen Sichten heraus (zugehöriger Auftrag als Link).

Wie navigiere ich zu den Kunden?

Innerhalb der Kundensicht über die Navigationsleiste und aus vielen Sichten heraus über den jeweiligen Link).

Gibt es eine "Schnellsuche" für Aufträge, Kunden, Bestellungen etc.?

Jede Ansicht hat in der Menüleiste ein Suchfeld ganz ähnlich Ihrem Browser, mit dem Sie schnell über Auftrags- bzw. Rechnungsnummer, Firma oder Namen bzw. auch Telefonnummer oder Ort suchen können.